Las empresas que cuentan dentro de su estructura organizacional con un área encargada de asegurar que las personas se desempeñen en su cargo de acuerdo a lo esperado, tienden a llamarla de diversas maneras; área, departamento, gerencia, o división de Capacitación, de Formación, de Desarrollo, entre otras. Pero, más allá del nombre, el verdadero valor radica en la forma en que estas áreas conciben y realizan su trabajo. Por lo general sucede que los encargados de esta importante misión, se limitan a un concepto puro de capacitación. Por ello, el trabajo de capacitación que desempeñan, se limita a transferir conocimientos ya sea porque la persona a capacitar ocupará un nuevo cargo, o porque es de nuevo ingreso o porque debe conocer un nuevo procedimiento.
Aunque es cierto que la capacitación es fundamental en todo proceso de aprendizaje, pues con ella se adquiere el sustento conceptual, también es cierto que el entrenamiento es igual o quizás más importante, pues nos permite practicar aquello que hemos aprendido antes de realizarlo en un ambiente real. El dicho indica que "La práctica hace al maestro". De hecho, hay muchas personas que conocen muy bien su oficio, a pesar de nunca haber recibido los conceptos teóricos que sustentan aquello que ejecutan con gran pericia.
Sería prudente que cada empresa que lo tiene, se preguntase si es un verdadero departamento, área, división o gerencia de capacitación. Si la respuesta es afirmativa, es hora de comenzar a implementar planes de entrenamiento, pues es el segundo paso para lograr una verdadera formación en su personal. ¿Qué debemos hacer entonces, para tener un departamento de capacitación y entrenamiento? Es obvio imaginar que necesitamos instalaciones, equipos, materiales para realizar prácticas, personas dedicadas a supervisar los entrenamientos y que todo ello implique una inversión importante, y efectivamente así es. Y aunque lo anterior es esencial para realizar los entrenamientos, es mucho más importante el método utilizado.
¿Qué hay en la mente de las personas responsables de la formación? ¿Entienden realmente su papel de facilitadores, tienen vocación y conocimientos para saber enseñar? Como su nombre lo indica, estas personas están allí para facilitar el proceso que permite adquirir las habilidades necesarias de quienes se entrenan, para hacer que las cosas se den, que se logren los objetivos de la enseñanza y la práctica.
Como enseñar a un niño que quiere ser jugador de futbol. El entrenador le puede explicar cómo debe recibir el balón cuando viene por el aire, o cómo lo debe hacer cuando viene por el suelo, o cómo debe saltar para cabecear, y el niño puede entenderlo completamente, pero mientras no salga a la cancha y haga una y otra vez lo que ya entiende, no será un verdadero jugador de futbol. Saber las cosas no es suficiente, pues sólo con el hacer llegan los resultados.
Cuando se permite que las personas practiquen lo aprendido antes de enfrentar la realidad, se genera en ellas confianza para desempeñar su tarea por sí mismos y sin ayuda, en el entrenamiento se les permite y tolera cometer errores por falta de pericia o falta de claridad en los conceptos, con la inmensa ventaja que dichos errores no repercutirán en la productividad ni en los costos. Aquí entra un concepto fundamental del entrenamiento, y es que éste debe contener metodología para forzar a la gente a no cometer aquellos errores en los que pueden incurrir con mayor frecuencia, con esto serán conscientes que deben estar atentos para evitarlas.
Además entenderán por qué suceden y la forma de resolverlas. Este método minimiza la posibilidad de cometer errores en la realidad y maximiza la capacidad de respuesta en la solución de los mismos.
Aquí es donde se comprueba si la persona efectivamente entendió lo que debía entender. Por el contrario, si lo enviamos a su cargo sin práctica, sin entrenamiento, solamente con los conocimientos adquiridos en la capacitación, no podemos estar seguros que se va a desempeñar según lo esperado, ni siquiera mediante una evaluación escrita sobre la capacitación, porque igual que la pura capacitación, ésta, la evaluación escrita, pertenece al campo de la teoría.
Con la mezcla de capacitación y entrenamiento se conseguirán dos beneficios: primero, los errores disminuirán considerablemente y, segundo, se encontrarán nuevas y mejores formas de ejecutar procesos y procedimientos. Si el plan de capacitación y entrenamiento es además acompañado de un plan estructurado para motivar a la gente a que mejore continuamente, se logrará un escenario donde las personas se enfoquen en lograr resultados optimizando recursos. Esta estrategia es un seguro para que la empresa recupere la inversión realizada en los ambientes de la capacitación y el entrenamiento.
Así como el niño que será jugador de futbol, las personas de las empresas precisan que las entrenen en las actividades que realizarán. sólo en este momento estamos hablando de una verdadera formación, que en su concepto puro, aplica perfectamente para todas las organizaciones, sin importar su actividad ni tamaño.
Por otra parte, hay que tener presente que la capacitación debe cumplir tres áreas fundamentales: preparar al personal para la ejecución correcta de las diversas actividades de la empresa. Cambiar la actitud de las personas para crear un clima laboral más satisfactorio en la organización. Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo.
