¿Por qué los restaurantes deben invertir en un software contable?

La gestión de un restaurante implica enfrentar múltiples retos administrativos, financieros y operativos, que incluyen la gestión de inventarios de perecederos hasta la administración de nómina y propinas. Los dueños de negocios, de este sector, deben asegurarse de que cada aspecto funcione con precisión.

Sin embargo, con la creciente complejidad de las operaciones y la fluctuación constante de los precios de los alimentos, las herramientas tradicionales, como las hojas de cálculo, ya no son suficientes y es necesario implementar tecnología de punta, como un software contable.

Hoy en día, este tipo de herramientas es un pilar para la competitividad y modernización de las empresas del ramo alimenticio, gracias a que ayudan en la optimización de procesos, ofrecen datos valiosos para mejorar la rentabilidad y sirven para simplificar el cumplimiento normativo.

Este artículo pretende ser una guía sobre las funcionalidades de un software contable para restaurantes y cómo su implementación impacta de forma positiva la gestión diaria de este tipo de negocios:

Contabilidad, la base de todo negocio gastronómico

Los restaurantes tienen una contabilidad diversa que abarca varios aspectos, como la contabilidad financiera, la de costos, inventarios, fiscal, de nómina y la relacionada con los puntos de venta, entre otras.

Todos estos elementos son necesarios para obtener una visión completa del estado financiero del negocio, para poder tomar decisiones informadas sobre su crecimiento. Sin embargo, llevar este control manualmente puede ser una tarea complicada y propensa a errores.

En ese contexto, los software contables están diseñados para facilitar la gestión, mediante la automatización de procesos clave, como el registro de las transacciones diarias, la conciliación bancaria y la generación de reportes financieros, entre otras funcionalidades.

Apoyarse en este tipo de herramientas, además de simplificar la administración contable, ayuda a evitar imprecisiones en los registros, que pueden a su vez llevar a decisiones erróneas, como problemas de flujo de efectivo y pérdida gradual de rentabilidad.

1. Seguimiento de presupuestos y control financiero

Otro aspecto importante en la gestión de un restaurante, es el seguimiento a los presupuestos asignados a cada área del negocio, desde la compra de ingredientes hasta el pago de proveedores.

Para esto, un programa de contabilidad para restaurantes ayuda a mantener los presupuestos bajo control y asegurar que el negocio se mantenga dentro de los límites financieros establecidos.

Algunos programas, como el de Siigo Aspel, permiten ajustar el catálogo de cuentas contables, conforme a las necesidades del restaurante, de forma que se pueda tener un control más personalizado y preciso de las finanzas.

2. Control de inventarios para reducir mermas

Uno de los retos diarios que enfrenta un restaurante es la gestión de inventarios, especialmente cuando se trata de alimentos perecederos.

De ahí la importancia de un software contable, que pueda conectarse a un software administrativo, para llevar un control detallado de los ingredientes y productos en stock, de forma que se pueda evitar, tanto el desperdicio por caducidad, como el desabastecimiento.

Esto también sirve para optimizar los costos de operación y mejorar la rentabilidad, debido a que facilita la rotación de productos y asegura que siempre haya suficientes ingredientes disponibles, pero sin incurrir en pérdidas por exceso de compras.

Además, tener el control de este rubro, sirve para ajustar automáticamente los costos de los platillos, en función de la fluctuación de los precios de las materias primas, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones sobre los márgenes de utilidad.

3. Cumplimiento normativo y fiscal automatizado

Los restaurantes, como otros negocios, deben generar el archivo de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) que requiere el SAT en algunos casos, y un software contable puede facilitar esta tarea con herramientas diseñadas para generar reportes específicos.

Además, algunas plataformas, como las soluciones de Siigo Aspel, cuentan con un tablero de CFDI que permite administrar y auditar los comprobantes fiscales (CFDI) recibidos de los proveedores, identificando inconsistencias y garantizando que los documentos cumplan con las normativas fiscales.

De esta manera, las empresas del sector también evitan sanciones y llevan un control más riguroso de sus obligaciones fiscales.

3. Administración eficiente de múltiples canales de venta

Todos hemos sido testigos de cómo la era digital transformó la manera en que los restaurantes operan. Actualmente, es posible vender a través de múltiples canales: locales físicos, plataformas de delivery, pedidos en línea y aplicaciones móviles.

Esto es una buena noticia para los negocios gastronómicos. Sin embargo, gestionar diversos canales de venta puede llegar a ser un reto, sobre todo a la hora de integrar todas las fuentes de ingresos y gastos en una única plataforma.

Para esto, una de las funcionalidades de un software contable es la automatización de las conciliaciones bancarias, como una herramienta para tener un registro claro y detallado del desempeño de cada canal, al tiempo que garantiza un óptimo flujo de caja.

5. Reportes financieros para mejorar la rentabilidad

A las ventajas de implementar un software contable en un restaurante se suma la capacidad de generar reportes financieros detallados en tiempo real, como por ejemplo el estado de resultados, que ofrece una visión clara de las ganancias y pérdidas.

Estos informes son necesarios para tomar acciones estratégicas oportunas, ya que permiten a los tomadores de decisiones, identificar áreas donde se pueden reducir costos o incrementar ingresos.

Además, la capacidad de realizar proyecciones financieras, basadas en datos precisos, es una herramienta para planificar el futuro del restaurante con mayor precisión, optimizar el uso de recursos y asegurar un crecimiento sostenido.

Por ejemplo, el hecho de contar con reportes financieros y de ventas ayuda a identificar cuáles son los productos más rentables y cuáles generan pérdidas, para implementar cambios en el menú y estrategias de costos, con precios competitivos, pero con un margen de ganancia saludable.

Tecnología, una herramienta para el crecimiento del sector

Invertir en un software contable es una estrategia inteligente para mejorar la eficiencia operativa de un restaurante, pero también se trata de una necesidad en el entorno empresarial, que es cada vez más competitivo y regulado.

Como vimos, este tipo de tecnología puede ayudar a los restaurantes a optimizar sus procesos, mejorar su rentabilidad y cumplir con las normativas fiscales, mediante funcionalidades como un mejor control de inventarios, la administración de múltiples canales de venta.

Si dentro de tu negocio tienen planeado implementar este tipo de programas especializados, es importante cuidar que sea de uso intuitivo y que cuente con funcionalidades que realmente ayuden a agilizar los procesos y mejorar la gestión contable.